Cara Menggunakan Google Tools untuk Kolaborasi Lebih Efektif

ThePhrase.id - Pandemi Covid-19 telah mengubah sejumlah kebiasaan masyarakat, termasuk cara bekerja. Melansir McKinsey, pandemi Covid-19 telah mempercepat tren bekerja dari jauh, e-commerce serta sistem otomatis.

Bekerja dari jauh mungkin merepotkan untuk beberapa orang. Namun, dengan perkembangan teknologi kini berkolaborasi secara langsung dari jarak jauh menjadi hal yang lebih mudah. Salah satu alat yang bisa digunakan secara gratis untuk melakukan hal ini adalah Google Tools.

Pekerja dari generasi milenial dan Z kebanyakan telah sangat akrab dengan rangkaian kolaborasi Google, jadi ini dapat menjadi cara yang nyaman untuk mulai mendorong rekan satu tim untuk bekerja bersama melalui cloud.

Sangat penting bagi anggota tim untuk memahami cara berkolaborasi di Google Documents, Spreadsheet, dan Slide. Berikut adalah beberapa cara untuk memaksimalkan penggunaan Google Tools untuk berkolaborasi.

Berkolaborasi Secara Real-time

Jika hingga saat ini perusahaan belum menggunakan cloud, kemungkinan besar Anda bekerja menggunakan email atau melalui aplikasi berbagi pesan untuk segala urusan termasuk pengaturan meeting, pembaruan status proyek serta pekerjaaan bersama.

Lalu ada email dengan lampiran yang dikirim melalui email ke banyak orang.  Semua dimaksudkan untuk membuat perubahan satu per satu sehingga orang lain dapat menyusunnya nanti dan menghasilkan dokumen baru yang kemudian perlu ditinjau kembali.

Meskipun Anda memiliki budaya kontrol yang kuat, email bukanlah cara terbaik untuk berkolaborasi. Kolaborasi Google Tools dikembangkan sebagai tanggapan atas tumpukan dokumen ini.

Melalui Google Tools, anggota tim dapat mengerjakan dokumen yang sama pada waktu yang sama, dengan upaya masing-masing individu disorot dalam warna yang berbeda untuk kemudahan penggunaan.

Jika Anda ingin mengembalikan ke versi dokumen sebelumnya, Anda bisa melakukannya dengan satu klik sederhana. Pengguna juga bisa mendapatkan umpan balik instan tentang ide dan proyek, menyimpan email yang tak terhitung jumlahnya dan rapat pengembangan, sekaligus membuat semuanya dapat dilacak dan ditelusuri karena semuanya disimpan di Google Cloud.

Mengorganisasi Pekerjaan Melalui Platform yang Relevan

Sebagai bagian dari kolaborasi Google Tools, anggota tim dapat menyusun dokumen, spreadsheet, dan presentasi terkait. Dengan folder bersama yang dibagi menurut proyek atau klien tertentu, mudah untuk memusatkan semua materi referensi dan dokumen kerja yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan tugas mereka.

Semuanya dapat dikumpulkan bersama dalam Google Drive kolaboratif. Menjaga file tetap teratur dan memverifikasi bahwa semua anggota tim memiliki versi terbaru dari setiap item yang relevan untuk pengeditan kolaboratif dapat membuat semua perbedaan dalam menjaga proyek sesuai jadwal.

Membuat Tim

Memaksimalkan hasil proyek sering kali membutuhkan kerja sama dengan individu dari luar satu tim atau departemen. Membentuk grup Google yang mencakup semua pemangku kepentingan menawarkan peluang untuk menemukan wawasan dan peluang baru untuk merampingkan alur kerja, dan menyelenggarakan aktivitas tim virtual yang menghargai kerja keras.

Menjaga Data dengan Cloud
Berbagai perusahaan percaya bahwa penggunaan penyimpanan cloud memiliki dampak positif pada efektivitas mereka. Sebanyak 47 persen mengatakan cloud membuat mereka lebih produktif dan 40 persen mengatakan bahwa cloud membuat perusahaan lebih fleksibel.

Google Drive adalah drive bersama tim berbasis cloud yang dapat diakses siapa saja dari mana saja kapan saja di perangkat apa pun. Sehingga tidak ada lagi alasan untuk tidak memiliki akses saat jauh dari kantor.

Folder bersama yang dapat Anda bagi menurut proyek, tim, atau klien, dan dengan kemampuan untuk membatasi akses ke individu tertentu. Google Drive didukung dengan kekuatan algoritma penelusuran Google, yang berarti lebih mudah untuk menemukan dokumen yang tepat pada waktu yang cepat. Plus, ini adalah drive tim yang berarti jika rekan Anda meninggalkan tim pengembangan, dokumennya tidak akan hilang saat profilnya hilang. [nadira]